Một danh mục rà soát thực tế giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp hồ sơ trước khi cơ quan thuế vào làm việc, thay vì xử lý bị động.
Vì sao nên rà soát sớm
Khoảng thời gian giữa lúc nhận quyết định kiểm tra và lúc đoàn vào làm việc thường rất ngắn. Nếu đến lúc đó mới bắt đầu tập hợp hồ sơ, doanh nghiệp gần như không còn dư địa để bổ sung chứng từ hợp lệ hay điều chỉnh những ghi nhận chưa phù hợp.
Rà soát sớm đổi lại một thứ quan trọng: thời gian để xử lý chủ động.
Những nhóm hồ sơ thường được quan tâm
1. Chứng từ của các khoản chi phí lớn
Các khoản chi có giá trị lớn hoặc phát sinh bất thường thường được xem xét kỹ. Với mỗi khoản, doanh nghiệp nên kiểm tra xem bộ chứng từ đã đủ để chứng minh khoản chi phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh hay chưa.
2. Hợp đồng và phụ lục
Hợp đồng cần nhất quán với thực tế thực hiện và với hoá đơn đã phát hành. Chênh lệch giữa điều khoản hợp đồng và chứng từ thanh toán là một trong những điểm dễ phát sinh câu hỏi.
3. Hồ sơ liên quan đến người lao động
Bao gồm hợp đồng lao động, bảng lương, quyết định về các khoản thưởng và phụ cấp, cùng hồ sơ đăng ký người phụ thuộc.
4. Hoá đơn đầu vào
Cần đối chiếu giữa hoá đơn, chứng từ thanh toán và việc hạch toán, đặc biệt với những giao dịch có giá trị lớn.
Cách tổ chức hồ sơ
Hồ sơ nên được sắp xếp theo cách mà người đọc lần đầu cũng tìm được nhanh: theo kỳ, trong mỗi kỳ chia theo nhóm nghiệp vụ, và có bảng mục lục dẫn chiếu. Cách tổ chức tốt không làm thay đổi bản chất số liệu, nhưng rút ngắn đáng kể thời gian làm việc và giảm số câu hỏi phát sinh.
Khi phát hiện sai sót
Phát hiện sai sót trong quá trình tự rà soát là tình huống thuận lợi hơn nhiều so với việc bị ghi nhận trong biên bản kiểm tra. Doanh nghiệp nên đánh giá mức độ ảnh hưởng và cân nhắc phương án khắc phục chủ động.
Tóm lại
Quyết toán thuế thuận lợi hay không phụ thuộc phần lớn vào công việc đã làm trước đó, chứ không phải vào cách ứng xử trong những ngày đoàn kiểm tra làm việc.