Hồ sơ lao động thường chỉ được rà soát khi đã có thanh tra hoặc tranh chấp. Dưới đây là những điểm nên kiểm tra trước thời điểm đó.
Hồ sơ lao động hay bị để sau
Trong giai đoạn đầu, nhiều doanh nghiệp tập trung vào kinh doanh và xem hồ sơ lao động là việc hành chính có thể hoàn thiện sau. Vấn đề là khi cần đến — lúc thanh tra hoặc lúc phát sinh tranh chấp — thì thường đã quá muộn để bổ sung một cách hợp lệ.
Những điểm nên kiểm tra
Hợp đồng lao động phản ánh đúng thực tế
Chức danh, địa điểm làm việc, thời giờ làm việc và mức lương ghi trong hợp đồng cần khớp với thực tế. Khi có thay đổi, cần lập phụ lục thay vì chỉ thoả thuận miệng.
Hồ sơ về các khoản chi ngoài lương
Thưởng, phụ cấp và các khoản hỗ trợ cần có căn cứ rõ ràng — quy chế nội bộ hoặc quyết định cụ thể. Thiếu căn cứ, các khoản này dễ phát sinh vướng mắc cả về thuế lẫn về lao động.
Quy chế nội bộ
Nội quy lao động, quy chế lương thưởng và quy chế tài chính nội bộ là nền tảng cho nhiều quyết định hằng ngày. Doanh nghiệp nên rà soát định kỳ để các văn bản này còn phù hợp với thực tế vận hành.
Hồ sơ bảo hiểm
Cần đối chiếu giữa danh sách lao động đang làm việc, danh sách tham gia bảo hiểm và bảng lương. Ba danh sách này nên khớp nhau; chênh lệch kéo dài là dấu hiệu cần xử lý.
Hồ sơ khi chấm dứt hợp đồng
Quyết định chấm dứt, biên bản bàn giao, thủ tục chốt sổ bảo hiểm và thanh toán các khoản còn lại nên được hoàn tất đầy đủ, kể cả khi hai bên chia tay trong điều kiện thuận lợi.
Nên làm định kỳ
Rà soát hồ sơ lao động mỗi năm một lần, tốt nhất vào thời điểm không trùng với mùa cao điểm công việc, giúp phát hiện và xử lý vấn đề khi còn đủ thời gian.