Không có câu trả lời đúng cho mọi doanh nghiệp. Bài viết đưa ra các tiêu chí để tự đánh giá thay vì đưa ra lời khuyên chung chung.
Câu hỏi thường bị đặt sai
Câu hỏi hay gặp là "thuê ngoài rẻ hơn hay tự làm rẻ hơn". Nhưng chi phí chỉ là một phần. Câu hỏi đầy đủ hơn là: với nguồn lực hiện có, cách nào giúp doanh nghiệp vừa tuân thủ đúng, vừa có số liệu dùng được cho quản trị?
Những yếu tố nên cân nhắc
Khối lượng nghiệp vụ
Doanh nghiệp phát sinh vài chục chứng từ mỗi tháng có nhu cầu rất khác so với doanh nghiệp phát sinh vài nghìn. Khối lượng thấp thường không đủ để nuôi một bộ phận kế toán vận hành hiệu quả.
Mức độ phức tạp
Hoạt động xuất nhập khẩu, nhiều đơn vị phụ thuộc, hay giao dịch với bên liên quan đều làm tăng yêu cầu chuyên môn. Độ phức tạp cao đòi hỏi kinh nghiệm mà một nhân sự đơn lẻ khó bao quát.
Rủi ro khi phụ thuộc một người
Nếu toàn bộ hiểu biết về sổ sách nằm trong đầu một nhân viên, doanh nghiệp đối mặt rủi ro gián đoạn khi người đó nghỉ việc. Đây là rủi ro thường bị bỏ qua cho đến khi nó xảy ra.
Nhu cầu bảo mật
Thông tin lương là trường hợp điển hình: nhiều doanh nghiệp muốn giữ dữ liệu này ngoài phạm vi tiếp cận của nhân sự nội bộ.
Mô hình kết hợp
Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp không chọn hoàn toàn một phía. Một mô hình phổ biến là giữ nhân sự nội bộ xử lý công việc hằng ngày — thu nhận chứng từ, ghi nhận nghiệp vụ cơ bản — và thuê ngoài phần đòi hỏi chuyên môn sâu như lập báo cáo tài chính, quyết toán thuế hoặc phân tích tài chính.
Cách làm này cân bằng giữa chi phí, tính chủ động và chất lượng chuyên môn.
Tự đánh giá
Ba câu hỏi để bắt đầu:
- Số liệu kế toán hiện tại có đang phục vụ được việc ra quyết định không, hay chỉ để nộp cho cơ quan quản lý?
- Nếu người phụ trách kế toán nghỉ việc tuần sau, doanh nghiệp mất bao lâu để vận hành bình thường trở lại?
- Tổng chi phí thực tế cho công tác kế toán — gồm lương, phần mềm, đào tạo và rủi ro sai sót — là bao nhiêu?
Câu trả lời trung thực cho ba câu hỏi này thường rõ ràng hơn bất kỳ lời khuyên chung nào.